Семинар "Управление проектами по стандарту PMBOK Guide 2000"
Артем Терпугов
Microsoft Project - широко-используемый инструмент планирования. Его причуды и сложности - причина огромных потерь времени всего сообщества менеджеров проектов. Эта серия статей рассматривает трюки и уловки для решения реальных проблем, с тем, чтобы сэкономить время его многочисленных пользователей.
Большинство менеджеров проектов знакомо с определением зависимостей между операциями и построением выровненного по ресурсам расписания в MS Project. Найти работающий способ выравнивания - большое достижение. Опасения, получить радикальные изменения в рабочем расписании, очень велики. В этой статье мы обсудим способы выравнивания ресурсов, которые работают, несмотря на все их недостатки. Менеджеры проектов могут выбирать наилучший для себя метод с целью экономии времени и уменьшения своих разочарований.
Три Метода Плюс Один
Есть три основных метода построения плана проекта, плюс один, который рекомендует MS Project. Каждый метод предлагает различные способы построения зависимостей и выравнивания ресурсов:
"Легкий" путь: введите операции, затем изменяйте стартовые даты операций для выравнивания ресурсов.
Метод "Управляемый зависимостью": все операции, исполняемые одним ресурсом, соединяются цепочкой "финиш-старт".
"Традиционный" путь: постройте иерархическую структуру работ (WBS), получите сетевую диаграмму, оцените продолжительность и стоимость операций, назначьте ресурсы, и выравнивайте расписание по ресурсам. Менеджер проекта может использовать этот метод только исследуя труднонаходимые установки. Эта статья описывает все эти установки.
Есть четвертый метод, указанный в маркетинге MS Project и файлах помощи: создайте ваш план, добавьте ресурсы и зависимости, и запустите алгоритм "авто-выравнивание ресурсов". Автор не рекомендует этот метод, за исключением случаев, когда необходимо быстро получить оценку даты завершения проекта. Программное обеспечение создает очень странную последовательность операций. Поколения закаленных пользователей за долгие годы выработали следующие рекомендации:
"Если вы увидите клавишу "авто-выравнивания-ресурсов" в меню, никогда не нажимайте ее."
"Я не люблю использовать "авто-выравнивание-ресурсов". Если Вы хотите использовать это, всегда сохраняйте ваш план перед нажатием на соответствующий пункт меню. Вы никогда не знаете, что произойдет после с вашим расписанием".
Типичная 'Легкая' диаграмма Гантта
Первый метод самый легкий в использовании. Он превосходен для простого, основанного на контрольных точках (milestone) плана или для плана верхнего уровня. Сначала введите все операции WBS. Не заводите никаких зависимостей, назначение ресурсов и объемов работ - по желанию. Введите длительность каждой операции, и установите нулевую длительность каждой контрольной точки.
По умолчанию, каждая операция начинается с даты начала проекта. Введите корректную дату начала каждой операции. Выберите такие даты начала, которые позволяют предшествующим операциям завершаться вовремя, и это позволит выровнять ваши ресурсы.
Преимущества: быстрое и легкое начало. Для проекта с менее чем 50 операциями, этот метод - самый короткий путь от WBS к расписанию. Чем больше информации вводит менеджер проекта, тем более полезны отчеты MS Project, но почти вся дополнительная информация опциональна.
Недостатки: бремя отслеживания зависимостей и распределения ресурсов падает полностью на менеджера проекта. Простые проекты - хорошие кандидаты, с небольшим количеством зависимостей и простым использованием ресурсов. Единственная ценность MS Project при использовании такого метода - формирование отчетов. Графические и табличные программы для таких случаев обычно лучше, требуя меньше времени и денег.
Метод "Управляемый зависимостью"
Менеджер проектов может управлять датами операций с помощью зависимостей. Зависимости могут даже приводить к выравниванию ресурсов. Сначала активируйте опцию MS Project "автосвязь задач" (auto-link tasks) в диалоговом окне Опции (Options). Постройте WBS проекта. Если один человек исполняет несколько задач, введите их последовательно. Позвольте MS Project связывать задачу #1 с задачей #2, с задачей #3, и так далее. Назначьте ресурсы на каждую из задач. Удаляйте зависимости только тогда, когда Вы изменяете ресурсы. Например, ресурс A будет исполняеть задачи от #1 до #7. Ресурс B будет исполнять задачи от #8 до #12. Удалите зависимость между 7 и 8, и оставьте связанным вместе от 1 до 7, и от 8 до 12.
Управляемая зависимостью сетевая диаграмма изображает схематически, кто работает на какой операции;
Для этого метода длительности операций абсолютно необходимы, а оценки объемов работ очень желательны. MS Project вычислит дату завершения каждой операции. Цепочки зависимых задач выровнены по ресурсам, причем все ресурсы отдают 100% своего рабочего времени на каждую операцию от начала до конца. Создайте контрольные точки, чтобы отметить даты начала работы ресурса, и сделайте первое назначение зависимым от контрольной точки. Если дата контрольной точки изменится, все последующие операции сдвинутся вперед или назад во времени. Введите рабочие календари для каждого ресурса, и MS Project распределит операции относительно отпусков. Если фактическая доступность рабочего времени измененит даты начала и завершения, все операции в плане, на которые назначен такой ресурс, будут сдвинуты вперед и назад.
Недостатки: MS Project постоянно изменяет даты. Менеджер проекта должен внимательно контролировать план, отслеживая нежелательные автоматические изменения.
Выравнивание ресурсов работает только, если каждый ресурс назначен на полную загрузку только на одну операцию. Ресурсы, которые исполняют более одной задачи одновременно, расстраивают расписание.
Преимущества: Относительно легкая диагностика проблем расписания; следуйте по цепочкам работ в расписании. Зависимости легко запомнить, потому что они соответствуют назначениям на работы.
Даже если реальное исполнение проекта не соответствует жестким зависимостям в плане, MS Project часто выстраивает оставшиеся работы разумным, выровненным по ресурсам образом. Например, ресурс начинает как задачу #1, так и задачу #2 в одну и ту же неделю, даже при том, что в расписании операция #2 зависит от #1, финиш-старт. Остающаяся работа на задаче #2 автоматически смещается после 100% завершения задачи #1.
Менеджер проекта может также добавлять логические (т.н. "жесткие") зависимости, и MS Project будет поддерживать их. Например, если ресурс B не может начать задачу #12, пока ресурс А не завершит задачу #3, MS Project будет задерживать дату начала задачи #12 на время задержки даты завершения задачи #3. Управляемые ресурсами зависимости и необходимые (логические) зависимости поддерживаются одинаково в программе. Для контроля, добавьте колонку, называемую "Уникальный ID Предшественника" ("Unique ID Predecessor") в представлении Гантта. Запишите уникальный ID для всех жестких зависимостей либо в описании операции, либо в текстовом поле каждой операции.
MS Project начинает назначения, когда ресурсы становятся доступны. Если задача #1 требует 4.25 часов для завершения в понедельник, то задача #2 получит ровно 3.75 часа в понедельник, заполняя восьми-часовой день. Это автоматически обеспечивает полную загрузку ресурсов.
"Традиционный" Путь
Третий метод обеспечивает самый высокий уровень управления. Он использует зависимости и ясно показывает распределение ресурсов без многочисленных автоматических изменений расписания. Начните с основной WBS, без зависимостей. Добавьте ресурсы, оценки объемов работ, и длительности каждой операции.
Создайте сетевую диаграмму. Создайте две контрольных точки: "старт проекта" и "финиш проекта." Все, что может реально начаться в любое время, должно быть зависимо от "старт проекта". Все, что может случиться в любое время вплоть до последней минуты - предшественник для "финиш проекта". Между этими двумя операциями каждая операция должна быть частью цепочки, которая начинается со "старта проекта" и завершается "финишем проекта". Используйте контрольные точки для выделения больших количеств зависимостей. Например, если пять задач должны завершиться прежде, чем четыре другие задачи могут начаться, создайте контрольную точку с наглядным названием, например "сборка завершена", с пятью задачами в роли предшественников и четырьмя задачами в роли последующих.
Традиционная сетевая диаграмма показывает только логические зависимости, помогая менеджеру сравнить альтернативы расписания и назначений ресурсов
Назначения ресурсов не должны влиять на эти зависимости, так что они должны оставаться довольно статичными на стадии исполнения. По контрасту, во втором, "управляемом зависимостью" методе, зависимости изменяются каждый раз, когда ресурс переназначается. Сетевая диаграмма - полезная, постоянная карта проекта. Она показывает неизменяющиеся взаимосвязи операций.
Диаграмма Гантта покажет оптимистическую дату завершения проекта. Операции назначены без учета ограничений ресурсов. Добавление выравнивающих задержек (leveling delay) сглаживает загрузку ресурсов.
Выравнивающие задержки позволяет менеджеру проекта точно управлять началом и завершением каждой операции без дополнительных зависимостей и фиксации даты старта. Выравнивающая задержка - скрытое поле, которая существует в двух местах: уровень задачи и уровень назначения ресурса:
Уровень Задачи самый легкий для применения, но самый трудный для управления. Просто добавьте колонку "Выравнивающая задержка" ("Leveling Delay") в диаграмме Гантта, или используйте представление " диаграмма выравнивания" ("Leveling Gantt"). Введите количество часов или дней задержки, и вся операция сдвинется во времени. К сожалению, задержка должна быть в АСТРОНОМИЧЕСКИХ днях или часах. Астрономические дни не учитывают нерабочее время и отпуска. Менеджеру проектов придется регулировать эти задержки вручную при изменении дат старта и финиша операций.
Выравнивающая задержка на уровне назначений ресурсов может быть введена для каждого ресурса, назначенного на операцию. Она может быть задана часами или днями работы. Это обеспечивает гибкость выравнивания для любой мыслимой работы. Если два человека назначены на задачу, но только один перегружен на 4 часа, задержите перегруженный ресурс на 4 часа. Дата старта работы другого ресурса не изменится. Однако, чтобы задержать всю операцию, каждый ресурс, назначенный на операцию, должен быть задержан. Для упрощения сопровождения назначайте один и только один ресурс на операцию.
Выравнивающая задержка измеряется для зависимых задач. Например, если и задача #4, и задача #5 зависят от задачи #3, заканчивающейся в понедельник, они обе без задержки начнутся во вторник. При определении двух-дневной задержки для #5, задача #4 начнется во вторник, а #5 начнется в четверг. Если дата завершения #3 сдвинется на вторник, даты старта зависимых задач сдвинутся на пятницу и среду.
Комбинируя % загрузки и выравнивающие задержки, менеджер проекта может точно смоделировать сложную работу. Люди могут исполнять много задач одновременно, участвовать в многих цепочках зависимых задач, и при этом полностью использовать все рабочее время и ни часом больше.
Недостатки: Этот метод трудоемок. Для создания организованной сетевой диаграммы большого проекта требуется много времени. Гораздо легче создавать зависимости, чтобы операции начинались в определенном порядке, вместо вычисления выравнивающих задержек и ввода их для каждой задачи. Менеджер проекта должен регулировать задержки в каждом отчетном периоде.
Преимущества: Непревзойденный контроль над расписанием и зависимостями. Создает удобочитаемую сетевую диаграмму. Разделяет решения о зависимостях от решений о назначениях и выравнивании ресурсов. Поддерживает произвольное исполнение отдельных операций как одним, так и многими ресурсами.
Контрольные события и жесткие зависимости контролируют изменения расписания, производимые MS Project. Если работа начинается раньше или позднее, MS Project только регулирует даты, когда даты контрольных событий изменяются.
Менеджер проектов имеет полный контроль. Обслуживание любого расписания требует времени; использование этого метода изменения расписания более предсказуемы и последовательны.
Выберите Свой Метод, Выбери Свои Страдания...
Сопровождение расписания - трудная работа. Ни один из этих методов не является "серебряной пулей". Выбирая правильный метод, тем не менее, менеджер проекта должен правильно концентрировать время и энергию. Каждый метод использует некоторые возможности MS Project и скрывает другие. Каждый менеджер может выбрать правильный подход для каждой ситуации.
Не стесняйтесь смешивать все вышеуказанные подходы. Часто случается, что некий проект имеет различные потребности в каждой стадии. Один файл MS Project может использовать все эти методы.
В статье использовались материалы статьи Alex S. Brown, PMP "Real-Life MS Project: Dependencies and Leveling" PMI ISSIG, Vol. 13, No.13, 2003.
Приглашаем авторов и владельцев статей!!!
Сайт www.project2003.ru приглашает размещать Ваши статьи и публикации, посвященные Microsoft Office Project 2003.
Размещение статей и публикаций бесплатное и при размещении сохраняются все авторские права.
Все вопросы по размещению материалов вы можете задать
