Принять участие в обсуждении публикации
Начать новое обсуждение

Андрей Белозеров ()
Алина Исламова ()

Одна из проблем, которые постоянно возникают в работе предприятий всех отраслей промышленности - элементарная нехватка времени, финансирования и персонала для реализации всех проектов компании. Менеджеры проектов выбиваются из сил, пытаясь управлять множеством проектов при наличии ограниченных ресурсов и предельно сжатых сроков реализации. В этой ситуации определенные инициативы неизбежно выйдут из-под контроля, ресурсы будут растрачены впустую, а ожидаемые в течение нескольких месяцев выгоды не будут получены.

Над чем вы работаете?

Сегодня очень сложно охватить все проекты, над которыми работает компания. Когда мы обращаемся к исполнительным менеджерам компаний и просим показать реестр текущих проектов компании, на составление необходимого списка могут уйти дни и даже недели. Очень редко в организации существует единое структурированное представление о текущих проектах, всех затребованных ресурсах и стоимости каждого проекта. Создание реестра может быть утомительным, но полученные преимущества стоят затраченных усилий: можно исключить избыточные или конкурирующие проекты, и сэкономить сотни миллионов рублей. Использование Microsoft Office Project Professional 2003 при создании и публикации проектов позволит организациям немедленно получать четкое представление о портфеле проектов на предприятии.

Работа над "правильными" проектами

Во многих компаниях менеджеры проектов работают над проектами, которые не вписываются в бизнес стратегию их организации. Некоторые проекты дублируются в разных департаментах, другие не оправдывают затраченных инвестиций. При ограниченном финансировании компании не могут позволить себе тратить ценные ресурсы на ненужные проекты. Люди и деньги необходимо направлять на реализацию тех инициатив, которые помогут компании достигнуть стратегических и текущих бизнес целей, и обеспечить максимально эффективное развитие предприятия.

Получение одобрения

Чтобы убедиться в том, что все текущие и будущие проекты находятся в рамках бизнес стратегии, компании должны разработать процесс управления портфелем проектов. Любые "гениальные" идеи необходимо подвергнуть анализу. Этот анализ с помощью целевых вопросов должен качественно и количественно определить степень "гениальности" идеи. Например, проекты по разработке и внедрению новых технологических элементов могут быть проверены на степень соответствия технологической стратегии компании, проекты по внедрению IT могут быть проверены на степень соответствия IT-стратегии корпорации.

Анализ должен фокусироваться на том, какие выгоды может дать проект, каковы затраты и ресурсы, необходимые для успешного завершения проекта. Кроме того, необходимо определить окупаемость проекта, это можно сделать с помощью таких финансовых инструментов, как ROI (возврат инвестиций), IRR (внутренний уровень окупаемости) и т.д. Важно помнить, что все организации отличаются друг от друга, и существуют другие факторы, не перечисленные здесь, которые необходимо учитывать (так как они существенны для данного бизнеса). Проведение оценки позволяет организациям определить и проранжировать риски по проекту и зафиксировать в проектных планах все работы, необходимые для достижения результатов по проекту в условиях риска.

Важный аспект управления портфелем проектов - определение всех основных признаков проекта. Организация может это сделать, фиксируя ключевые метрики, перечисленные в анализе. Это помогает всем участникам проектов структурировать корпоративный портфель проектов и отсортировать проекты внутри категорий. Используя Microsoft EPM, исполнительные менеджеры могут увидеть весь портфель (от проектов с самой высокой рентабельностью до проектов с самой низкой), с помощью одного нажатия клавиши.

Анализировать портфель можно, например, создав дополнительные признаки структуризации, например, финансы, отклонение по бюджету, отклонение по трудозатратам и т.д. В Microsoft Office Project Professional 2003 для этой цели существует множество настраиваемых полей и кодов информационной структуры. Как показано на рисунке 1, использование графических показателей проектов (таких, отклонение сроков, превышение трудозатрат, индикатор утверждения календарного плана проекта руководством и др.), позволяет участникам проекта быстро определять статус или приоритетность.

Рис. 1 Использование графических индикаторов для анализа портфеля проектов

Группа управления портфелем проектов

Как только создается портфель, вся информация должна быть оценена группой управления портфелем. В него входят старшие исполнительные менеджеры, ответственные за различные функциональные направления в организации. В зависимости от специфики организационной структуры и структуры собственности предприятия, данная группа может называться Совет Директоров, Правление, Группа управления портфелем, Координационный Совет и т.д.

Данная группа управления может оценивать все предлагаемые проекты на предмет их соответствия стратегии, взаимовлияния друг на друга, и на остальные текущие проекты. С помощью Microsoft Office Project Professional 2003 и Microsoft Project Web Access группа управления может получить представление о сроках осуществления проекта, финансировании проекта и о возможности использования ресурсов. После оценки и распределения портфеля группа получает целостное представление обо всех проектах, и, следовательно, может принимать решения по использованию ресурсов компании. Это означает, что группа управления портфелем может запускать те проекты, которые наиболее соответствуют стратегическим целям бизнеса и принесут наибольшую выгоду предприятию.

Сроки осуществления проекта

Чтобы определить, какие проекты будут реализованы в наступающем финансовом году, необходимо провести совещание членов группы управления портфелем (в рамках работ по разработке бюджета на следующий финансовый год). На совещании необходимо проанализировать те проекты, которые не были завершены в прошлом году, и определить влияние проектов, планируемых к реализации в будущем году.

В рамках данных совещаний информация, содержащаяся в Microsoft EPM, может быть использована, для приоритизации планируемых проектов. На базе данного анализа должны приниматься решения о том, какие проекты нужно реализовать первыми. Менее приоритетные проекты можно отложить и рассмотреть их позже.

Как бы то ни было, было бы большой ошибкой определить портфель в начале года и сразу после этого забыть о нем. Чтобы быть уверенным в том, что портфель остается актуальным, и учитываются новые предложения по проектам, необходимо, чтобы группа управления портфелем проводила регулярные встречи. Встречаясь (например, раз в месяц), группа управления может принимать решения по прекращению проблемных проектов, запускать новые проекты, и откладывать текущие неприоритетные инициативы. Решение Microsoft EPM позволяет осуществлять информационную поддержку принятия таких решений.

Заключение

При описании и формальной структуризации портфеля проектов компании, возможно, придется преодолеть определенные препятствия. Тем не менее, выгоды, полученные от этого, стоят данных усилий.

Наш опыт показывает, что организации, переходящие к формализованным методам управления портфелем проектов, использующие информационные системы управления портфелем, экономят в среднем от 10 до 20 %, так как серьезно снижается перерасход ресурсов и потери в рамках дублирующих проектов. Что еще более важно, при использовании таких подходов и систем организации начинают более четко фокусировать внимание на достижении стратегических целей компании.

Приглашаем авторов и владельцев статей!!!
Сайт www.project2003.ru приглашает размещать Ваши статьи и публикации, посвященные Microsoft Office Project 2003.

Размещение статей и публикаций бесплатное и при размещении сохраняются все авторские права.

Все вопросы по размещению материалов вы можете задать