Сейчас только ленивый не предлагает обучение работе с системой календарного планирования Microsoft Project Office 2003. Маркетинговая поддержка Microsoft, действительно мощный функционал делают Project одной из наиболее популярных систем. Потребность в обучении велика и рынок пытается привести в предложение в соответствие спросу.
Среди предложений учебных центров можно найти программы подготовки от одного дня (8 академических часов) до недели и более. Предлагаемые курсы могут являться как расширенной презентацией продукта, так и программой детального и кропотливого изучения всех тонкостей функционала продукта.
Совершенно очевидным является факт, что выбор поставщика образовательных услуг определяется не названием компании, а фамилией тренера и предлагаемой им методологии. Microsoft не декларирует определенной методологии и не выставляет формальных требований к программам обучения Microsoft Project Office 2003, поэтому тренеры-консультанты используют собственный опыт и знания на своих занятиях. И эти программы очень сильно различаются.
В данной статье раскрывается идея ролевой программа обучения, спланированной и структурированной в соответствии с организационной структурой управления проектами компании.
Подготовка подобной программы требует предварительной подготовки и адаптации курса, которую преподаватель реализует совместно со специалистами обучаемой организации. В ходе такого экспресс-обследования тренеру необходимо будет найти ответы на следующие вопросы:
Количество уровней управления проектами в компании;
Организационная структура управления проектами;
Состав команды проекта и роли участников проекта;
Ответственность и обязанности по каждой роли в системе управления проектом;
Территориальная структура проекта;
Существующие или предполагаемые информационные интерфейсы между информационной системой УП и корпоративной ИС.
Дело в том, что обычно, различные участники проекта, выполняющие различные роли в проекте, весьма по-разному используют системы Microsoft Project Office 2003.
Проиллюстрируем эту мысль на примере трехуровневой системы управления проектом (смотри рисунок), включающей уровни:
Высшего руководства;
Команды управления проектом;
Исполнения проекта
Предложенная трехуровневая схема предполагает наличие следующих ролей:
На уровне высшего руководства:
Член проектного комитета;
Спонсор;
Заказчик;
Куратор;
ЛПР (лицо, принимающее решения)
На уровне команды управления проектом:
Менеджер проекта;
Менеджер подпроекта;
Менеджер направления;
Администратор проекта;
Сотрудник офиса проекта
На уровне исполнения проекта:
Исполнитель
Подрядчик
Субподрядчик
Уровень высшего руководства
К задачам, решаемым на уровне высшего руководства можно отнести укрупненный контроль проекта, сбор, обобщение и анализ данных, укрупненное планирование и визуализация названной информации. Естественно, что для решения этой задачи пользователю не потребуется досконального знания полного функционала Microsoft Project Office 2003. Основным требованием к системе, предъявляемым на этом уровне управления будет простота и оперативность. Поэтому в программу обучения этой группы участников управления проектом логично было бы минимизировать или вовсе исключить учебные модули, связанные с:
Вводом комплекса работ и разработкой календарного графика;
Моделирования ресурсов и ресурсного планирования;
Планирования стоимостных параметров проекта;
Оптимизации расписания;
Ввода фактических данных
При этом основное внимание должно быть уделено разделам:
Индикаторы выполнения проекта;
Генерация отчетов в Microsoft Project Office 2003;
Генерация отчетов в других форматах;
Прогнозные и аналитические возможности Microsoft Project Office 2003 (вычисляемые поля, графические индикаторы, фильтры, сортировки, группировки, кодировки и т.д.);
Импорт\экспорт данных;
Многопроектное планирование;
Метод освоенного объема.
Я не исключаю возможности, что обучение высшего руководства будет заключаться в предоставлении им информации о расположении на корпоративном сервере папок с отчетами, их структуры и содержания. Формальная система управления проектами предполагает наличие набора шаблонов отчетов и форм. Подготовить их вполне под силу менеджеру проекта. Это не займет много времени. Готовые отчеты по проекту могут быть сохранены на любом доступном руководству сетевом ресурсе в формате, отличном от Microsoft Project Office 2003 (html, xls и т.д.) и потребуют от него минимума усилий для их открытия. Причем в этот минимум не будет входить знание системы Microsoft Project Office 2003.
Уровень исполнителей проекта
На уровне исполнителей проекта будут решаться задачи ввода фактической информации о выполнении проекта, фиксации данных о расходовании ресурсов. На этом уровне к системе вновь будут предъявлены требования простоты, надежности и интуитивности. Скорее всего, длительное и полное обучение исполнителей работе с системой окажется лишней тратой денег.
Менеджер проекта, ожидает от исполнителя или подрядчика довольно ограниченный набор данных, который, скорее всего, будет включать:
Фактические сроки начала и окончания выполнения работ;
Промежуточные значения прогресса выполнения работ - в % от физического или временного объема или измеренного иным способом;
Количество израсходованных средств;
Количество потраченных ресурсов.
Поэтому возможно максимально полезным будет изучение с участниками этой ролевой группы тем, связанных с вводом фактических данных по проекту и методом освоенного объема.
Уровень управления проектом
Именно на этом уровне управления мы встретим участников проекта, для которых полноценное знание системы Microsoft Project Office 2003 является критичным. Менеджер проекта, администратор, участник проектного офиса - вот кому потребуется полный функционал системы для разработки графика проекта, детального моделирования ресурсов, временной и стоимостной оптимизации графика, сбора и передачи данных, обеспечение коммуникаций между участниками проекта, документирования и архивирования данных по проекту, генерации отчетов и интеграции с другими профильными системами.
Поэтому для членов этой ролевой группы было разумно спланировать полный курс обучения, включающий как теоретическую подготовку, так и практические тренинги по работе с системой, предусмотрев время для самостоятельного изучения и закрепления полученного материала в процессе реальной работы.
Приглашаем авторов и владельцев статей!!!
Сайт www.project2003.ru приглашает размещать Ваши статьи и публикации, посвященные Microsoft Office Project 2003.
Размещение статей и публикаций бесплатное и при размещении сохраняются все авторские права.
Все вопросы по размещению материалов вы можете задать
