Принять участие в обсуждении публикации
Начать новое обсуждение

Андрей Белозеров ()
Роман Микушкин ()

Начиная с версии 2000 в Microsoft Project появилась возможность создавать вычисляемые поля на основе формул, задаваемых пользователем. Пользовательские формулы можно создать в любом из пользовательских полей, включая:

• Стоимость 1 - стоимость 10
• Дата 1 - дата 10
• Длительность 1 - длительность 10
• Старт 1 - старт 10
• Завершение 1 - завершение 10
• Флаг 1 - флаг 20
• Номер 1 - номер 20
• Код структуры 1 - код структуры 10
• Текст 1 - текст 30

В версии Microsoft Office Project 2003 вычисляемые пользовательские поля можно задавать и для задач и для ресурсов и для проектов.

Формулы задаются в диалоговом окне "Формула" (Сервис-Настройка-Поля-Формула).(рис.1)

Рис. 1 Настройка формул

Верхний ряд клавиш в диалоговом окне Формула (рисунок 1) - математический и логический, значение большинства клавиш понятно из названия. Следует различать два знака деления:

• "/" обычный знак деления
• "\" тоже знак деления, при его использовании не выводятся десятые доли

Например, 19/3 = 6,33 и 19\3 = 6

Если вы нажмете на клавишу Поле, появится меню, с помощью которого вы можете выбрать любое поле Microsoft Project для ввода в свою формулу. Если вы нажмете на клавишу Функция, появится меню стандартных функций, с которыми можно работать. Клавиша Импорт формулы позволяет загружать формулу из другого открытого файла Microsoft Project.

Давайте начнем учиться созданию формул с простого примера.

Пример 1.

У вас есть данные по стоимости сотен задач рабочего плана, и вам необходимо создать поле, которое показывает стоимость + 18% НДС.

Эффективное решение данной проблемы - создание формулы. Сумму стоимости и 18% НДС можно представить как формулу "стоимость*1,18". Откройте диалоговое окно Формула для поля "Стоимость 1", введите данные - [стоимость]*1,06, и нажмите ОК. Теперь в Диаграмме Гантта покажите поле "Стоимость 1" - в нем отразится результат по каждой задаче плана. Обратите внимание на квадратные скобки в названии поля. Рекомендуется всегда их использовать в формулах (хотя иногда можно обойтись и без них).

Теперь - более сложный пример.

Пример 2.

В вашем плане Microsoft Project - 1000 задач, и заказчик попросил вас ставить отметку "опоздание" рядом с каждой задачей, где существует опоздание по срокам выполнения.

Существует много способов, с помощью которых можно вручную выполнить эту задачу. Но почему бы не использовать для этого формулу Microsoft Project? Это - условная ситуация, так как здесь должно быть выполнено следующее условие: "если это утверждение ПРАВДИВО, выполните действие А. Если это утверждение ЛОЖНО, выполните действие В. Если вы знакомы с программированием, вы узнаете здесь "if statement" ("ЕСЛИ утверждение"). Мы используем его в примере 2. "ЕСЛИ утверждения" в Microsoft Project должны иметь следующую структуру: iif (утверждение - утверждение правдиво - утверждение ложно).

Обратите внимание на то, что правильная структура таких утверждений - не if, а iif! Важно помнить, что эти утверждения в формулах должны оцениваться как правдивые или как ложные. Если утверждение правдиво, формула выдаст результат, расположенный после первой запятой (утверждение правдиво). Если утверждение ложно, формула выдаст результат, расположенный после второй запятой (утверждение ложно).

Что представляет собой часть формулы, которая содержит утверждение? Здесь должно определяться, существует ли опоздание по срокам выполнения. Утверждение должно быть правдиво, если сроки выполнения уже истекли, а задача не выполнена на 100%. В противном случае утверждение будет ложно. Вот как должно выглядеть утверждение: [окончание] < Date() и [% выполнения] < 100.

Давайте поближе взглянем на части утверждения:

• [окончание] - запланированная дата завершения задачи.
• Date() - неизменяемая функция, которая выводит текущую дату вашего компьютера (не забудьте использовать круглые скобки!). Существует по меньшей мере 24 подобных функций даты/времени, которые можно использовать в формулах (например, Timer(), Now(), и Month(). Чтобы увидеть список и описания функций, нажмите на клавишу Помощь в диалоговом окне Формула, а затем на соединение функций дата/время.
• [% выполнения] - степень выполнения задачи (в процентах). Обратите внимание на то, что после 100 не надо ставить %.

Как должны выглядеть ваши правдивые и ложные результаты? Заказчику нужно, чтобы была отметка "опоздание", или ничего. "Опоздание" - это ряд символов (букв), и их необходимо заключить в кавычки. Если утверждение правдиво, появится отметка "опоздание", если ложно, появится "" (в Microsoft Project - пропуск).

Примечание: если вы хотите вывести цифры, их не нужно заключать в кавычки.

Полная формула такова: iif ([окончание] < Date() AND [% выполнения] < 100, "опоздание", "")

Теперь, когда мы определились с формулой, откройте диалоговое окно Формула, выберите пустое пользовательское текстовое поле, куда вы бы хотели поместить свою формулу (например "Текст 1"). Наберите формулу в пустом текстовом окне, нажмите на ОК в каждом диалоговом окне. Вставьте поле "Текст 1" в ваш план Microsoft Project, и вы увидите, что отметка "опоздание" появляется рядом с каждой задачей, сроки выполнения которой нарушены.

Графические индикаторы.

Использование графических индикаторов наряду с формулами - доступный способ "оживить" ваши планы в Microsoft Project. Графические индикаторы выбираются в диалоговом окне Графические индикаторы (Сервис - Настройка - Поля - Графические индикаторы).

Рис. 2 Диалоговое окно "Графические индикаторы"

Щелкнув по ячейкам колонки "Проверка поля", вы открываете меню опций. Колонка "Значения" открывает меню, где содержаться все поля Microsoft Project. Вы можете выбрать поле здесь, или ввести значение, но любое значение, которое вы вводите, должно относиться к категориям того пользовательского поля, где вы работаете. Вы не будете вводить $10, если вы работаете в поле Дата 1, и не введете 9/3/03, если вы работаете в поле Стоимость 1. Колонка "Рисунок" содержит меню - список возможных индикаторов. С помощью индикаторов можно вывести на экран изображение, например, смайлик, или флажок, вместо цифры или слова в данном поле. Если вы открыли диалоговое окно Графические индикаторы для поля Текст 1 во втором примере, нужно сделать следующее:

Выбрать равно в разделе "Проверка поля"

Напечатать опоздание в разделе "Значения"

Выбрать нахмурившееся лицо в разделе "Рисунок"

Если вы нажмете ОК, и выйдете из диалогового окна, вы увидите, что в поле Текст 1 слова "опоздание" заменились на нахмурившееся лицо. Это действительно привлечет внимание ваших сотрудников!

Пример 3.

Вы решили написать формулу, которая будет ставить красную отметку в поле Текст 1, если задача в прошлом и не выполнена, желтую, если задача должна быть в процессе выполнения, зеленую - если задача должна быть выполнена в будущем, и белую - если задача выполнена. Вот это действительно сложно! Конечно, существует много способов достигнуть этого результата, но вот одно из возможных решений:

IIf ([окончание] < Date() AND [% выполнения] < 100, OR ((Date()<[окончание]+1) AND (Date()>[Начало] - 1) AND [% выполнения] = 0), 4 IIf((Date()<[окончание]+1) AND ((Date()>[Начало]-1) AND ([% выполнения]>0 AND [% выполнения]< 100), 3, IIf ([окончание]>Date()+1 AND [% выполнения] <100,2,1)))

Давайте, для лучшего понимания, разобьем эту формулу на составные части:

Часть 1: опоздание

IIf ([окончание] < Date() AND [% выполнения] < 100, OR ((Date()<[окончание]+1) AND (Date()>[Начало] - 1) AND [% выполнения] = 0), 4

Если дата завершения в прошлом, и задача не выполнена, или должна быть выполнена сегодня, и завершена на 0%, результат - 4

Часть 2: задача выполняется

IIf((Date()<[окончание]+1) AND ((Date()>[Начало]-1) AND ([% выполнения]>0 AND [% выполнения]< 100), 3

Если выполнение задачи закончится через 1 день, или оно было начато 1 день назад, (если задача выполняется), и задача выполнена на 0 - 100 %, результат 3

Часть 3: задача будет выполняться в будущем, или выполнена

IIf ([окончание]>Date()+1 AND [% выполнения] < 100,2,1)))

Если задача должна быть выполнена в будущем, и еще не выполнена, результат 2. Если это не так, результат 1. В общем, результат 1 должен появляться, когда задача выполнена. Только по невыполненным задачам может быть результат 4, 3 или 2. В диалоговом окне Графические индикаторы вводятся следующие данные:

Как видите, формула оказалась сложнее, чем мы думали. Это достаточно обычное явление. Обратите внимание на то, как создаются "ЕСЛИ утверждения". Каждое последующее "ЕСЛИ утверждение" ЗАМЕНЯЕТ ложную часть предыдущего "ЕСЛИ утверждения". Вы можете что угодно писать в правдивой и ложной части "ЕСЛИ утверждения", но помните, что Microsoft Project должен понимать результат.

Конечно, существует множество других видов формул, которые вы можете создать. Имея некоторый практический опыт, с помощью практического руководства, и подходя к процессу творчески, вы научитесь быстро писать новые формулы.

По материалам сайта www.pcubed.com

Приглашаем авторов и владельцев статей!!!
Сайт www.project2003.ru приглашает размещать Ваши статьи и публикации, посвященные Microsoft Office Project 2003.

Размещение статей и публикаций бесплатное и при размещении сохраняются все авторские права.

Все вопросы по размещению материалов вы можете задать